Frågor och svar vid personalbemanning med anledning av ökat flyktingmottagande från Ukraina

Vad innebär att EU:s medlemsstater beslutat att aktivera massflyktsdirektivet? 

Genom att aktivera direktivet ger det flyktingar från Ukraina möjlighet till tillfälligt uppehållstillstånd. Den som får uppehållstillstånd som massflykting omfattas av lagen om mottagande av asylsökande, LMA. Migrationsverket har initialt huvudansvaret med boende och dagersättning. Stort ansvar faller även på kommuner, en kommun kan få ansvar att lämna bistånd till dess Migrationsverket tar över, ansvara för ensamkommande barn, utbildning och arbetsmarknad. 

Vilka verksamheter kan beröras i kommuner och regioner? 

Flera verksamheter kommer beröras som exempelvis socialförvaltning med bistånd och sociala jourer, omsorg för ensamkommande barn, eventuell kris- och beredskapsverksamhet, verksamhet kopplat till samhällsorientering för nyanlända, skola och utbildning, arbetsmarknad, hälso- och sjukvård.  

Vad behöver arbetsgivare göra? 

I framför allt kommuner men även regioner kommer arbetsgivare behöva se över sina resurser, resurser och bemanning kan behöva förstärkas. Flera verksamheter berörs, så även flera av våra medlemmar. Vi ser att många är engagerade och på bästa vill hjälpa till i en väldigt utsatt situation. Det kan emellertid uppstå arbetssituationer som ger upphov till frågor.  

Vad gör parterna för att möta upp situationen? 

Parterna har formerat en arbetsgrupp som ska kartlägga och identifiera möjliga behov av insatser. Det kan vara tillfälliga och/eller permanenta överenskommelser mellan parterna, utforma informationsinsatser. Kriget i Ukraina väcker oro hos många och kan märkas på arbetsplatser, viktigt att kunna möta upp i dessa frågor, även kunna möta upp vid en situation av förhöjd beredskap och krig i Sverige. Uppdraget inrymmer både att identifiera vad som kan behövas här och nu och på längre sikt.   

Vad är nyckeln för arbetsgivare och fack för att kunna möta upp i krislägen? 

Bredden på frågorna om det som händer är stor och verkningarna av pandemin finns fortfarande kvar. Viktigt att dra lärdom av tidigare kriser. Samverkan är nyckeln oavsett om det är mellan myndigheter, kommuner och regioner eller med civilsamhället. Det som ligger närmast till hands för oss är samverkan mellan fack och arbetsgivare på olika nivåer. Parterna är överens om att samverkan är nödvändig och än mer viktig i krissituationer då förutsättningar kan ändras snabbt. Det innebär att arbetsgivarna lokalt och nära verksamheterna måste involvera de fackliga organisationerna i samverkan, informera, föra dialog och finna lösningar. Med en bra tillitsfull nära dialog ökar förutsättningarna för en bra samverkan. Rådet från centrala parter är att vara konstruktiva, använda verktyget samverkan, ha dialog, verka för och träffa lösningar. 

Vad behöver arbetsgivaren göra för att säkra bemanningen? 

För att säkra bemanningen behöver arbetsgivare utforma en plan för ökad arbetsbelastning och bemanning. I planen bör prioriteringar framgå om arbetsuppgifter som måste utföras och vad som kan skjutas fram. Ha en löpande dialog med facket om arbetet och de prioriteringar som måste göras. Arbetsgivaren bör inventera alla möjligheter till bemanningsförstärkning som att förstärka med extra personal (tidigare anställda, studenter, pensionärer), nyrekrytera, anlita inhyrd personal, låna personal från andra kommuner eller regioner. Det kan också innebära att befintlig personal kan behövas i större omfattning i form av att erbjuda deltidsanställda mertid, övertid, införande av jour och beredskap med mera.  

Först – vad ska arbetsgivaren göra inför förändringar i verksamheten? 

För att undvika ohälsosam arbetsbelastning och förebygga ohälsa och olycksfall är det av stor vikt att riskbedömningar av arbetsmiljön genomförs av arbetsgivaren både fortlöpande och inför förändringar i verksamheten. Berörda fackliga organisationer och skyddsombud ska hållas underrättade och informerade. Vissa åtgärder och förändringar ska förhandlas enligt MBL eller samverkas med facket. Bättre att samverka en gång för mycket än en gång för lite. Tänk på att dialogen mellan chef, medarbetare och fack är viktig. 

Om behov finns – vilka befogenheter har arbetsgivaren och vilka skyldigheter har arbetstagaren? 

Enligt allmänna åligganden i kollektivavtalet allmänna bestämmelser (AB) framgår att om behov finns är ”arbetstagaren dessutom skyldig att vikariera för annan arbetstagare hos arbetsgivaren och därvid helt att helt delvis utföra även egna arbetsuppgifter, att byta schema eller förskjuta arbetstiden, att arbeta utöver fastställd arbetstid samt fullgöra jour och beredskap”. 

Arbetsgivaren har dock en skyldighet att ta hänsyn till giltiga skäl från arbetstagaren. Giltiga skäl kan handla om familjeskäl (ex. ensamstående förälder utan barnomsorg) eller hälsoskäl med uppvisat läkarintyg.    

Jour och beredskap får endast förekomma i den omfattning då det är absolut nödvändigt och bör tidsmässigt begränsas. Bra att reda ut vilka verksamheter och arbetstagare som berörs, omfattningen av beredskap, ersättningar och skyddsvärden. Om jour eller beredskap inte förekommit tidigare ska förhandling genomföras innan införande. 

Vid ändring av den ordinarie arbetstidens förläggning (byta schema) ska arbetsgivaren lämna besked minst två veckors i förväg. Vid oenighet om arbetstidsschema kan arbetstagarparten begära överläggning inom 10 dagar. Slutar överläggningen i oenighet eller om överläggning inte begärs i tid beslutar arbetsgivaren. 

Förskjuten arbetstid handlar inte om att arbeta mer utan det är den ordinarie arbetstiden som förskjuts till ett annat tillfälle. Förskjuten arbetstid kan inte tillämpas på arbetstagare som arbetar så kallad mjuk vecka (måndag-fredag) om den ordinarie arbetstiden förskjuts till lördag, söndag eller natt. Med natt avses arbete mellan kl. 22:00-06:00.   

Fråga om vidare tolkning av arbetsskyldigheten – hur hanteras det?   

En fråga som ibland kommer upp vid personalfrånvaro är arbetsgivare som vill söka samförstånd om en vidare tolkning av arbetsskyldigheten. Det kan förklaras av ett arbetsgivarcirkulär 20:13 “Bemanning vid omfattande personalfrånvaro”, där framgår bland annat att “arbetsgivare genom ett ensidigt arbetsgivarbeslut vid vikariat för annan arbetstagare kan ge arbetsuppgifter som normalt ligger utanför arbetsskyldigheten i det ordinarie anställningsavtalet”. Förbundet delar inte cirkulärets tolkning, och vill av den orsaken inte teckna lokala kollektivavtal som medger en vidare tolkning av det centrala avtalet. Förbundets hållning i frågan är att informera arbetsgivaren att det är ett ensidigt arbetsgivarbeslut och att vi inte delar synen, men att frågan gärna får lösas på frivillig väg med berörda medarbetare. Med en bra dialog och en rimlig inställning till kompetens och vilka arbetsuppgifter som ska utföras bör det inte vara ett problem. Om frågan ställs på sin spets görs bedömning från fall till fall. 

Om det råder oklarheter kring arbetsskyldigheten vid kortvariga vikariatsplaceringar – vad ska jag tänka på? 

• Ha dialog och samverka
• Utgå ifrån att kortvariga vikariatsplaceringar ska bygga på frivillighet i samförstånd
• Viktigare förändring ska förhandlas eller överläggas med facklig organisation
• Har arbetsgivaren inventerat alla möjligheter till bemanningsförstärkning som att förstärka med extra personal, nyrekrytera, anlita inhyrd personal, låna personal från andra kommuner eller regioner med mera?
• Begär att arbetsgivaren utvecklar varför arbetsskyldighet råder
• Påtala eventuella giltiga skäl. Det kan handla om familjeskäl (till exempel ensamstående förälder utan barnomsorg) eller hälsoskäl med uppvisat läkarintyg 
• Om frågan inte kan lösas och det råder oenighet – kontakta Rådgivningen och rådgör med ombudsman för att ta ställning till fortsatt hantering 
• Protokollför synpunkter och ställningstagande

Hur mycket övertid får jag arbeta?   

Anställda kan maximalt beordras fullgöra 48 timmar på 4 veckor eller 50 timmars övertid per kalendermånad samt 200 timmar per kalender år med så kallad allmän övertid. Utöver allmän övertid kan extra övertid tas ut med 150 timmar per år om det finns särskilda skäl för det, det vill säga det har uppstått en mycket akut situation inte kan lösas på annat sätt. Det finns också möjlighet enligt arbetstidslagen att ta ut nödfallsövertid vid så kallad “force majeure”-situationer, det vill säga allvarliga situationer som är svåra att förutsäga och där det krävs akuta insatser. Om så sker ska lokal arbetstagarorganisation snarast underrättas.     

Om extra övertid eller extra mertid ska tas ut så måste det finnas särskilda skäl och enligt AB upprättas ett lokalt kollektivavtal. Likaså kan man i ett lokalt kollektivavtal avtala om ett annat mått för uttaget av den allmänna övertiden, dock med begränsningen att en arbetstagare inte kan arbeta mer än 48 timmar i genomsnitt per vecka under en fyramånadersperiod.   

Kan krislägesavtalet aktiveras och hur ska det hanteras?   

Krislägesavtalet kan aktiveras vid ett krisläge som medför omfattande eller avgörande påverkan på personalförsörjningen i kommuner och regioner. Krislägesavtalet reglerar villkor och ersättningar för arbetstagare som arbetar vid krisläge. Exempel på krisartade händelser kan vara olyckshändelser med omfattande påverkan, som naturkatastrofer, bränder och översvämningar, utbrott av epidemier, terrordåd eller hot.   

För att binda avtalet mellan lokala parter ska en LOK (lokalt kollektivavtal) tecknas med lokal förhandlare med fullmakt för varje kommun eller region. Finns inte förtroendevalda med fullmakt lokalt sker avtalstecknande med central ombudsman.    

Krislägesavtalet kan aktiveras och börja tillämpas först efter ett särskilt beslutsförfarande hos SKR och Sobona. Det som ligger till grund för bedömningen är ett antal kriterier som ska vara uppfyllda. Om krislägesavtalet aktiverats kan avtalet tillämpas på enskild arbetstagare först efter särskild anvisning från arbetsgivaren.   

I fall det uppstår fler frågor om till exempel samverkan, arbetsskyldighet eller andra frågor finns självklart möjligheten att kontakta Rådgivningen på 08 617 44 00 med knappval 2 eller via radgivning@akademssr.se.