Kontor

Kontorsarbete är inte bara knutet till ett fysiskt kontor. Många organisationer öppnar för distansarbete, och även hybridarbete när de två arbetssätten kombineras.  

Fikarast på ett trevligt kontor med gröna växter.

För dig som är förtroendevald, skyddsombud eller bara en nyfiken medlem finns det mycket att läsa, inspireras av och förhålla sig till i frågor som rör kontoret som platsen för både social samvaro, eget fokus, samt små och stora möten – såväl digitala som fysiska. 

Här på sidan har vi samlat en liten del av kunskapsmassan och den forskning som kring kontor och arbetsmiljö på kontor. 

Förbundets ståndpunkt är att lokalerna ska vara ändamålsenliga, tillgängliga och trygga för att på så sätt stödja verksamheterna och människorna som arbetar där. Det ska inte vara så att du tvingas använda hybrid- eller distansarbete som en kompensation för en dålig fysisk arbetsmiljö på kontoret. 

I kontoren finns verksamheter och människor. Stort fokus läggs ofta på den fysiska utformningen, som val av möbler, mattor och färger. Det som alltför ofta kommer i andra hand är människorna, och det faktum att människor är olika. Människor har också olika funktion och olika behov för att kunna må bra och prestera. Vid en översyn av kontorets utformning är det viktigt att bära med sig ett antal perspektiv på hur människor varierar: 

  • Syn 
  • Hörsel 
  • Taktila sinnen och känsel 
  • Blir trötta olika snabbt och på olika tider 
  • Introverta och extroverta personligheter 
  • Känslighet för ljus, ljud och lukt 
  • Koncentrationsförmåga 
  • Hur snabba och starka vi är 
  • Hur långa vi är 
  • Hur långt vi kan räcka 
  • Vänster- och högerhänta 
  • Kommer ihåg och lär oss olika 

Det finns inte en kontorslösning som passar alla. Men genom att planera för och bejaka olikheter kommer arbetsplatsen att kunna inkludera fler, passa fler och skapa en bättre gemenskap i processen. 

Olika kontorsmiljöer passar olika verksamheter 

Valet av kontorsmiljö påverkar verksamheten och människorna som arbetar där. Kontoret påverkar också bilden av organisationen och verksamheten som bedrivs där. Lägg där till kunder, brukare, besökare – och synen på organisationen som arbetsgivare. 

Olika kontorsmiljöer har olika fördelar – och nackdelar. Företag står på rad för att få hjälpa organisationer att bygga, renovera, utvärdera eller stödja en flytt till nya kontorsmiljöer.  

Forskningen spretar, men ett faktum är tydligt: Kontorets utformning kan vara avgörande för exempelvis effektivitet, koncentration och kommunikation. 

Det gäller således att välja rätt kontorslösning och att hålla en god samverkan genom hela processen, från start till mål. Starten är beslutet att utreda en process, och målet är något eller några år efter genomförandet, i syfte att få med utvärderingen i samverkan.  

Olika kontorsmiljöer

  • Cellkontor är en av de vanligaste kontorsmiljöerna, och består av enskilda kontorsrum där varje arbetstagare sitter i ett enskilt rum eller ett mindre rum med några kollegor. På arbetsplatsen finns oftast gemensamt kök eller pentry och mötesrum.

    Cellkontor är den kontorsmiljön som ger arbetstagare mest avskildhet, men som göra att arbetet blir relativt enskilt och att kommunikationen mellan kollegor kan bli lidande. 

  • Ett kontorslandskap har många öppna ytor och varje arbetstagare har en egen arbetsplats. Kontorslandskapen kan variera i storlek och även vara indelade i olika områden om det finns olika avdelningar.

    Det öppna landskapet är mycket vanligt. Det anses vara en kostnadseffektiv och yteffektiv lösning som utnyttjar lokalen på ett bra sätt. Tanken är att arbetet ska bli mer effektivt genom ett ökat samarbete.

    Det öppna landskapet har periodvis varit en kritiserad lösning där minskade möjligheter till koncentrationskrävande arbete ofta lyfts fram. 

  • Här finns inga fasta arbetsplatser. Kontoret erbjuder olika zoner med varierad möblering som stödjer olika typer av arbete. Exempelvis koncentrerat, kreativt eller i team. Var och en väljer den miljö och arbetsplats som passar bäst för stunden.

    Att det finns tillräckligt många zoner och arbetsplatser är avgörande för att lyckas med införandet av ett aktivitetsbaserat kontor.

    Ofta blandas begreppen Aktivitetsbaserat kontor och Flexkontor ihop med varandra. 

  • Det här är ett kontor utan fasta arbetsplatser. Till skillnad från det aktivitetsbaserade kontoret som erbjuder flera olika zoner och möbleringar har flexkontoret mer likartad möblering.

    Flexkontor är något som blivit väldigt vanligt. En fördel med att medarbetarna ständigt byter plats är att man får nya skrivbordsgrannar varje dag och lär känna fler personer. En nackdel är att många arbetsgivare väljer att ha färre arbetsplatser än antalet anställda (se hem-, hybrid- och distansarbete) vilket kan skapa en stress för den som kommer till arbetsplatsen och inte får en plats att arbeta på. 

    Ofta blandas begreppen Flexkontor och Aktivitetsbaserat kontor ihop med varandra.

  • Arbetstagarna delar sin arbetstid mellan kontoret och andra platser, och tekniken möjliggör att det inte blir någon upplevd kvalitetsskillnad på var arbetet utförs.

    Hybridkontoret ses som lösningen för de som vill kombinera hem- eller distansarbete med arbete på ett fysiskt kontor – där det fysiska kontoret blir platsen för möten, samarbete och kreativitet. 

  • Kontor som delas med andra. Arbetsplatserna kan hyras på samma sätt som du köper ett medlemskap på ett gym. Allt finns på plats i form av arbetsplatser, teknik, möbler och mötesrum. En del organisationer skapar en plats co-working som en ”hub” för att möjliggöra kortare pendlingsavstånd, framför allt i storstadsregionerna. Ofta ingår allmän kontorsservice som exempelvis kaffe, skrivare, WiFi och städning. I många finns en eller flera platsvärdar som samordnar aktiviteter och mötesmöjligheter mellan de som är medlemmar i ett co-workingkontor.

    Fördelar som lyfts fram är innovation via möten mellan människor och organisationer. En nackdel kan vara att arbeta med sekretessbelagda uppgifter eller ökad risk för spridning av affärshemligheter.  

Olika arbetssätt passar olika verksamheter  

För många är det inget val. Arbetssätt, rutiner och policys finns redan etablerade. Att byta arbetssätt är inget quick-fix, men det är möjligt med en stegvis förändringsprocess som präglas av god samverkan. Vilket arbetssätt använder ni på ditt kontor, och vilket arbetssätt skulle passa dig bäst?  

Olika arbetssätt

  • Typen av arbetsuppgift som ska genomföras styr valet av vilken plats det görs bäst på. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt påverkar kontorets utformning som behöver erbjuda olika zoner och möblering som verkligen stöttar de olika aktiviteterna. Att det finns tillräckligt många zoner och arbetsplatser är avgörande för att lyckas med att jobba aktivitetsbaserat. 

  • Arbetet sker utanför arbetsgivarens lokaler på regelbunden basis och under en längre tid, efter överenskommelse med arbetsgivaren.

    Distansarbetsavtal finns i samtliga sektorer med kollektivavtal, men en överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren är att föredra för ökad tydlighet och trygghet. 

  • Måste inte nödvändigtvis betyda samma sak som distansarbete. Med hemarbete menas arbete från hemmet, men till skillnad från distansarbete är hemarbete något som anses vara övergående.  Hemarbete är av mer tillfällig och sporadisk karaktär. 

    Till exempel Arbetsgivarverket gör skillnad mellan hemarbete och distansarbete.  

  • Ger arbetstagaren möjlighet att själv bestämma vilken tid eller dag som arbetet ska göras.

    Fördelar som nämns är nöjdare och effektivare medarbetare, medan nackdelar som lyfts är risken för gränslösa arbetsdagar som riskerar att leda till utmattning. 

    Flexarbete fungerar sämre på arbetsplatser där anställda arbetar i team.

 

Verksamhetens behov styr – eller borde i alla fall styra – valet av kontorslösning. Det är såväl forskare som arkitekter och facility managers rörande överens om. Forskning och kunskapssammanställningar som är relevant för våra svenska arbetsplatser publiceras främst inom:

Hybrid- och distansarbete blir en del av kontorets utformning 

I vår tid hänger kontoret även tätt samman med frågor om ledarskap, samt hybrid- och distansarbete.

Förbundet tar inte ställning för den ena eller den andra kontorslösningen eller arbetssättet – det är verksamhetens och medarbetarnas behov som ska styra.

Vilken kontorslösning som ska råda är i slutändan ett arbetsgivarbeslut, men vägen dit ska byggas på samverkan, riskbedömningar, samt dialog om krav i upphandling, tillgänglighet, verksamhetens och medarbetarnas behov och arbetssätt, samt hur arbetsplatsens utformning kan ta höjd för universell utformning, samt baseras på forskning och evidens – när den finns.  

Det här är ett komplext arbetsmiljöområde, och det finns inte en kontorslösning som passar alla. Sammanfattningsvis finns mycket kunskap och forskning på området. 

Risker som glöms bort 

Oberoende av kontorsmiljö och arbetssätt finns det några sakområden som har fått för lite utrymme i dialog och samverkan inför beslut och genomförande. Här behöver arbetsgivare, fackliga parter och skyddsorganisationen jobba mer på tvären genom organisationen. En hel del av dialogerna, behovsinventeringen i verksamheten och beslutsprocesserna behöver också inkludera säkerhetsavdelningen. 

Frågor som alltför sällan får ta plats i är följande: 

  • IT-miljö och digitalisering 
  • Sekretessfrågor 
  • Risk för spridning av företagshemligheter 
  • Skyddsombudens fördelning av skyddsområde 
  • Ansvarssubjekt i arbetsmiljörätten 
  • Arbetsanpassning för enskilda individer 

För att synliggöra och påtala dessa risker för arbetsgivaren får förbundets förtroendevalda stöd via våra ombudsmän, jurister och andra experter. 

Tillgänglighet och arbetsmiljö 

Tillgänglighet kan vara helt avgörande för att delar av befolkningen ska kunna delta i arbetslivet, men det underlättar också för betydligt fler. En miljö som är utformad för personer med olika funktionsnedsättningar fungerar bra för alla. 

En funktionsnedsättning kan till exempel vara nedsatt rörelse-, syn- eller hörselförmåga. Det kan också vara brister i orienteringsförmåga som kan försvåra vid till exempel en utrymning. Allergier är också något som påverkar hur en arbetsmiljö ska utformas. En person med funktionsnedsättning ska inte bara kunna använda den egna arbetsplatsen utan också gemensamma utrymmen som sammanträdesrum och personalrum. Dessutom ska det vara möjligt att kunna besöka andra i samma lokaler. Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsförhållandena anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende. 

Bristande tillgänglighet är när en person med en funktionsnedsättning missgynnas genom att en verksamhet inte genomför skäliga tillgänglighetsåtgärder för att den personen ska komma i en jämförbar situation med personer utan denna funktionsnedsättning. 

Förbundets ståndpunkt är att lokalerna ska vara ändamålsenliga, tillgängliga och trygga för att på så sätt stödja verksamheterna och människorna som arbetar där. Det ska inte vara så att du tvingas använda hybrid- eller distansarbete som en kompensation för en dålig fysisk arbetsmiljö på kontoret. 

Målet är universell utformning av arbetsplatser 

Universell Utformning av Arbetsplatser, UUA, är modellen för hur moderna arbetsplatser blir framgångsrika genom att passa alla. UUA tar ett helhetsgrepp på arbetsmiljö, arbetssätt och kompetensförsörjning.  

Ett modernt arbetsliv välkomnar olikheter. Ett universellt arbetsliv tar vara på kompetens som kan stärka konkurrenskraft och lönsamhet. Universellt arbetsliv ökar vår potential då det inte stänger ute personer med den bästa kompetensen på grund av till exempel funktionsnedsättningar, sexuell läggning, bakgrund eller ålder. Det vinner alla på.

Fem fokusområden för universell utformning av arbetsplatser:

  1. Fysisk arbetsmiljö  
    – Den ska stödja alla typer av arbetsuppgifter och vara flexibel. Det kan handla om att arbeta ostört, ha närhet till chefer eller ha möjlighet att arbeta på distans. 
  2. Social arbetsmiljö  
    – Om arbetsmiljön fungerar för alla fungerar den också för de som behöver särskilt stöd och då minskar behovet av individuella anpassningar. 
  3. Organisation och ledarskap  
    – Bygger på social inkludering, delaktighet, och respekt. Chefer behöver anpassa krav och stöd efter varje medarbetares möjligheter. Organisationen ska ge struktur, trygghet och stabilitet. Det gör att medarbetare med olika kompetenser och förmågor kan arbeta på ett sätt som är tillfredställande både för dem själva och för verksamheten. 
  4. Kompetensförsörjning och rekrytering  
    – Medarbetarnas kompetens ska användas på rätt sätt, rekryteringsbasen breddas och metoder i rekryteringsarbetet ses över. Det kräver nytänkande exempelvis när det gäller potentialen hos personer med funktionsnedsättningar eller som har lägre kunskaper i svenska. Det behövs också ett kritiskt synsätt som utmanar normer och föreställningar. 
  5. Digitalisering genomsyrar alla övriga fyra områden. 

UUA bygger på en helhetssyn som går längre än traditionell handikappanpassning eller enskilda integrationsåtgärder. Hellre göra rätt från början än att behöva improvisera enstaka anpassningar. Att införa UUA på din arbetsplats innebär att steg för steg hitta balans mellan verksamhetsutveckling, affärsnytta och rättighetsperspektiv. 

Begreppet universell utformning är hämtat från FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning som innebär att fokus flyttas från utpekande och stigmatiseringar till inkluderande lösningar som skapar goda förutsättningar för alla. 

Två schyssta medarbetare i ett kontorslandskap.

Suntarbetsliv, Prevent och Partsrådet ägs och förvaltas av arbetsmarknadens parter i olika sektorer. Arbetsgivare och fackförbund tar gemensamt fram digitala verktyg, utbildningar och dialogstartare. Via de här organisationerna utvecklar vi stöd för ert lokala arbetsmiljöarbete. Akademikerförbundet SSR är en aktiv part i utvecklingsarbetet.

Kvinna med brunt hår

Vasakronan: ”UUA bra för affärerna” Vasakronan utformar sina arbetsplatser universellt – och inte bara den fysiska miljön. UUA-arbetet sträcker sig genom ledarskapet även till social arbetsmiljö och digitalisering. Läs artikeln här.

Forskning: Ta hänsyn till hjärnan på arbetsplatsen Sju saker online samtidigt – det är vad våra hjärnor maximalt klarar av. Hur ska vi då digitalisera så att våra arbetsplatser passar alla? Det har Katarina Gospic, hjärnforskare och författare, svaret på. Läs artikeln här.

Läs om UUA här

Tips!

Gå en arbetsmiljöutbildning