Kontoret

Andrej kommer åter till kontoret efter en längre tids frånvaro. Kontoret har rustats upp, och en omorganisation har gjort att flera enheter numer delar på kontorsytan. Chefen ger en kort återintroduktion och hälsar välkommen. Hur fungerar kontoret för de som arbetar där?

Förslag på diskussionsfrågor:

  • Hur fungerar kontoret där du arbetar?
  • Vad ser ni för risker i arbetsmiljön?  
  • Vad har chef, medarbetare och förtroendevalda för olika ansvar?

    Det är arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. För dig som har arbetsmiljöansvaret innebär det att du är arbetsgivarens ställföreträdare inom din verksamhet. Du ska ha tillräcklig kunskap samt mandat och befogenheter att kunna fullgöra ditt uppdrag.

    Arbetsmiljölagen är en ramlag, och det är inte där vi hittar detaljerna kring just kontorets utformning. Det hittar vi i stället i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Arbetsplatsens utformning (2020:1). Dessa paragrafer kan ibland uppfattas som lite oprecisa och luddiga, varför Arbetsmiljöverket också tillhandahåller frågor och svar. Paragrafer och vägledningstexter är tänkta att kunna stödja verksamheter på hela arbetsmarknaden, varför det är viktigt att föra dialog om kontorets och hela arbetsplatsens utformning med frågor som är relevanta för den egna verksamheten. Föreskrifterna tar bland annat upp krav och råd om inomhusklimat och ventilation, tillgänglighet, dagsljus och belysning, personalutrymmen och utrymning.

    Fler viktiga föreskrifter

    I sammanhanget är det  viktigt att lyfta Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Ergonomi (2012:2) där §§4-5 är särskilt viktiga i kontorsmiljöer. Men även Bildskärmsarbete (1998:5) är central. Föreskrifterna är avsevärt mycket mer djupgående, varför rubriken är lite missvisande, och handlar även om systemen, programvaran och ergonomiska principer. Särskilt §10 ger skyddsombud och fackligt förtroendevalda stöd i kravställning på en god arbetsmiljö. Därtill finns en hel broschyr på Arbetsmiljöverkets hemsida som kopplar samman it-struktur, synergonomi och arbete vid bildskärm.

    Hybrid- och distansarbete

    I vår tid hänger kontoret även tätt samman med frågor om hybrid- och distansarbete. Akademikerförbundet SSR arbetar på flera nivåer med frågorna, och diskussionerna utifrån filmen Kontoret kan ta olika vägar beroende på var och hur de som diskuterar filmen själva arbetar. Förbundet har flera inspelade föreläsningar kring dessa teman och tillgängliga bildpresentationer för fördjupning här. Förbundet tar inte ställning för den ena eller den andra kontorslösningen eller arbetssättet – det är verksamhetens och medarbetarnas behov som ska styra. Vilken kontorslösning som ska råda är i slutändan ett arbetsgivarbeslut, men vägen dit ska byggas på samverkan, riskbedömningar, samt dialog om krav i upphandling, tillgänglighet, verksamhetens och medarbetarnas behov och arbetssätt, samt hur arbetsplatsens utformning kan ta höjd för universell utformning och baseras på forskning och beprövad erfarenhet.

    Institutet för Stressmedicin i Göteborg har en stor och samlad forskningsbaserad kunskapsbank kring kontor, hybrid- och distansarbete och ledarskap i dessa olika miljöer.

    I enlighet med arbetsmiljölagens krav på ett systematiskt arbetsmiljöarbete finns krav på att undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera verksamheten för att undvika risker för ohälsa. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är grunden i allt arbetsmiljöarbete – och så pass centralt att Arbetsmiljöverket har tagit fram särskilda föreskrifter, Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). För den som är ny i arbetet och arbetar i en verksamhet utan kollektivavtal har myndigheten också skapat ett startpaket.

    Här finns fördjupande sidor om arbetsmiljö och utformning av kontor på www.akademssr.se 

    Diskussionerna efter filmen kan också komma att handla om introduktion eller återintroduktion. Vi tittare vet inte om Andrej kommer tillbaka efter en utlandstjänstgöring, längre sjukskrivning, en föräldraledighet eller flera års tjänstledighet för politiska uppdrag. Klart är i alla fall att mottagandet där i trapphuset är lite väl summariskt och ger inte Andrej en bra start på sitt nygamla jobb i det nya kontoret. Suntarbetsliv har en dialogstartare om hållbar introduktion av nyanställda. Kanske kan det fungera som inspiration?

    Gå direkt till Arbetsmiljöfilmer start – Arbetsbelastning – Mellan raderna – Chefsdilemmat

    Checklista för arbetsmiljöarbete i praktiken

    För dig som känner att det finns mer att lyfta upp och diskutera kring arbetsmiljö finns ytterligare frågeställningar här på länken. Dessa utgår från Akademikerförbundet SSRs Arbetsmiljöpolitiska program, och innehåller mer övergripande skrivningar om hälsofrämjande-, universellt utformade och utvecklande arbetsplatser.

    • Universell Utformning av Arbetsplatser, UUA, är modellen för hur moderna arbetsplatser blir framgångsrika genom att passa alla. Akademikerförbundet SSR initierade för flertalet år sedan ett långtgående samarbete med andra företag och organisationer med fokus på universell utformning av arbetsplatser.

      En interaktiv webbutbildning finns tillgänglig på förbundets webbplats. Webbutbildningen är kostnadsfri och ger flera perspektiv på arbetsmiljö, diskriminering, arbetssätt och kompetensförsörjning. Här är länken till webbutbildningen.  

    • Skyddsombud bevakar att kollegorna har en bra och säker arbetsmiljö. Det kan handla om allt ifrån lokaler och anordningar till hot och arbetsmetoder – men framför allt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. På arbetsplatser med minst fem arbetstagare ska det finnas ett eller flera skydds- eller arbetsmiljöombud som utses av den lokala föreningen. Om det finns flera skydds- och arbetsmiljöombud på en arbetsplats är det en fördel att utse en till huvudskyddsombud.

      Den som är utsedd till skyddsombud eller huvudskyddsombud företräder sina kollegor i arbetsmiljöfrågor och ska bland annat delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och ny arbetsorganisation. Arbetsmiljölagen ger hen rätt att avbryta verksamheten om arbetet innebär omedelbar eller allvarlig fara för liv och hälsa.

    • Du som är chef företräder arbetsgivaren och har ett arbetsmiljöansvar för dina medarbetare. Men du är också en medarbetare vars arbetsmiljö din chef är ansvarig för.
      Skyddsombuden kan inte företräda dig i din roll som arbetsgivarföreträdare, men om du som medarbetare har arbetsmiljöproblem ska skyddsombud stötta dig! Det är därför lämpligt att chefer antingen har ett eget skyddsombud eller att ett av skyddsombuden får ett särskilt ansvar för chefer.

      Skyddsombud som stöttar chefer måste vara väl insatta i chefens dubbla roll som arbetsgivarföreträdare och medarbetare. Skyddsombudet ska självklart inte vara involverad i något arbetsmiljöärende där du är motpart.

      Akademikerförbundet SSR vill ta tillvara på chefers intressen genom att ge stöd från särskilda chefsförhandlare. Deras uppgift är att vara chefers ombud och företrädare. Det kan även gälla ärenden som i regel hanteras av lokala skyddsombud. Chefsförhandlare inom Akademikerförbundet SSR och Svensk Chefsförening har alla egen gedigen chefserfarenhet.

      Kontakta Chefsrådgivningen här.

    Bekymrad man med laptop i knät.

    Verktyg som Akademikerförbundet SSR rekommenderar:

    Suntarbetsliv, Partsrådet och Prevent ägs och förvaltas av arbetsmarknadens parter i olika sektorer. Arbetsgivare och fackförbund tar gemensamt fram digitala verktyg, utbildningar och dialogstartare. Via dessa tre organisationer utvecklar vi stöd för ert lokala arbetsmiljöarbete. Akademikerförbundet SSR är en aktiv part i detta utvecklingsarbete.